Ein professioneller Finanzplan ist für Ihre Arbeitnehmerüberlassung unverzichtbar. Er hilft Ihnen nicht nur bei der Finanzierung, sondern dient auch als Steuerungsinstrument.
Nehmen Sie sich ausreichend Zeit für die Erstellung. Arbeiten Sie mit realistischen Annahmen und holen Sie sich Expertenhilfe. Dann steht Ihrem Erfolg nichts mehr im Wege.
Mit einem durchdachten Finanzplan Arbeitnehmerüberlassung legen Sie den Grundstein für ein profitables und nachhaltiges Geschäftsmodell in der Pflegebranche.
Zunächst müssen Sie Ihren tatsächlichen Kapitalbedarf ermitteln. Für eine Zeitarbeitsfirma in der Pflegebranche umfasst dieser typischerweise:
Insgesamt liegt der Kapitalbedarf häufig zwischen 120.000 und 150.000 Euro. Diese Summe variiert jedoch je nach Unternehmensumfang.
Die variablen Kosten bilden in der Arbeitnehmerüberlassung den größten Posten. Dazu gehören:
Personalkosten der Leihkräfte: Dies umfasst nicht nur Gehälter, sondern auch Sozialversicherungsbeiträge. Rechnen Sie mit etwa 30 Prozent Personalnebenkosten zusätzlich zum Bruttogehalt.
Unterbringungskosten: Falls Sie ausländische Fachkräfte vermitteln, entstehen Kosten für Wohnraum. Kalkulieren Sie hierfür 600 bis 800 Euro monatlich pro Kraft.
Mobilitätskosten: Firmenwagen oder Fahrtkostenzuschüsse schlagen mit weiteren 300 bis 400 Euro zu Buche.
Außerdem sollten Sie einen Puffer von mindestens drei Prozent des Umsatzes für unvorhergesehene Ausgaben einplanen.
Neben den variablen Kosten entstehen regelmäßige Fixkosten:
Folglich summieren sich die monatlichen Fixkosten schnell auf 12.000 bis 18.000 Euro.
Eine solide Finanzplanung basiert stets auf realistischen Annahmen. Vermeiden Sie es, zu optimistisch zu kalkulieren. Stattdessen sollten Sie mit einem „Conservative Case” arbeiten.
Planen Sie beispielsweise im ersten Monat nach Gründung keine Umsätze ein. Anschließend können Sie mit einem moderaten Wachstum von zwei bis drei Leihkräften pro Monat rechnen. Diese Vorsicht zahlt sich aus.
Typischerweise entwickelt sich eine Zeitarbeitsfirma in der Pflege wie folgt:
Jahr 1: Aufbauphase mit 30 bis 40 vermittelten Leihkräften zum Jahresende. Der Umsatz liegt zwischen 900.000 und 1.200.000 Euro.
Jahr 2: Wachstumsphase mit 60 bis 70 Leihkräften. Dadurch steigt der Umsatz auf 3.000.000 bis 3.500.000 Euro.
Jahr 3: Konsolidierungsphase mit 90 bis 100 Leihkräften. Somit erreichen Sie Umsätze von 5.000.000 bis 6.000.000 Euro.
Dennoch hängt das tatsächliche Wachstum von vielen Faktoren ab. Ihr Netzwerk, die Marktbedingungen und die Qualität Ihrer Dienstleistung spielen dabei eine entscheidende Rolle.
Die Rentabilitätsplanung zeigt, ab wann Ihr Unternehmen schwarze Zahlen schreibt. Erstellen Sie dafür eine detaillierte Gewinn- und Verlustrechnung.
EBITDA (Gewinn vor Zinsen, Steuern und Abschreibungen): Dieser sollte bereits im ersten Jahr positiv sein. Rechnen Sie mit 60.000 bis 80.000 Euro.
EBIT (Gewinn vor Zinsen und Steuern): Nach Abzug der Abschreibungen erreichen Sie voraussichtlich 55.000 bis 75.000 Euro.
EBT (Gewinn vor Steuern): Ziehen Sie noch die Kreditzinsen ab. Dann bleiben etwa 50.000 bis 70.000 Euro übrig.
Darüber hinaus steigt die Profitabilität in den Folgejahren deutlich an. Im dritten Jahr können Sie mit einem EBT von über 1.000.000 Euro rechnen.
Der Break-Even-Punkt liegt in der Arbeitnehmerüberlassung typischerweise bei 20 bis 25 vollständig ausgelasteten Leihkräften. Ab diesem Punkt decken Ihre Umsätze alle laufenden Kosten.
Infolgedessen sollten Sie diesen Punkt innerhalb der ersten sechs Monate erreichen. Andernfalls müssen Sie Ihre Strategie überdenken.
Die Liquiditätsplanung ist das Herzstück Ihres Finanzplans. Sie zeigt, ob Sie jederzeit zahlungsfähig bleiben. Erstellen Sie daher eine monatsweise Übersicht aller Ein- und Auszahlungen.
Zahlungseingänge: Ihre Kunden zahlen üblicherweise mit 30 Tagen Zahlungsziel. Berücksichtigen Sie diese Verzögerung in Ihrer Planung.
Zahlungsausgänge: Gehälter müssen Sie hingegen monatlich pünktlich überweisen. Ebenso verhält es sich mit Miete und Nebenkosten.
Demzufolge entsteht in den ersten Monaten oft eine Liquiditätslücke. Diese müssen Sie durch ausreichend Eigenkapital oder Fremdkapital überbrücken.
Zusätzlich sollten Sie stets einen Liquiditätspuffer vorhalten. Planen Sie mindestens 20.000 bis 30.000 Euro als Reserve ein. Dieser Puffer schützt Sie vor unerwarteten Zahlungsverzögerungen oder Kosten.
Außerdem empfiehlt sich eine Kontokorrentlinie bei Ihrer Bank. Dadurch sichern Sie sich zusätzliche Flexibilität.
Für die Finanzierung Ihrer Zeitarbeitsfirma stehen mehrere Wege offen:
Bankdarlehen: Dies ist die klassische Variante. Banken verlangen jedoch einen soliden Businessplan und oft auch Sicherheiten. Zudem sollten Sie mit Zinssätzen von 4 bis 6 Prozent rechnen.
Förderkredite: Die KfW bietet spezielle Programme für Existenzgründer. Diese sind zinsgünstiger und bieten längere Laufzeiten.
Eigenkapital: Je mehr Eigenkapital Sie einbringen, desto geringer ist Ihr Risiko. Allerdings verfügen die wenigsten Gründer über 150.000 Euro.
Oftmals ist ein Mix aus verschiedenen Finanzierungsquellen die beste Lösung. Kombinieren Sie beispielsweise Eigenkapital, einen KfW-Kredit und einen Bankkredit.
Planen Sie in den ersten zwei Jahren tilgungsfreie Jahre ein. Dadurch schonen Sie Ihre Liquidität in der kritischen Aufbauphase. Anschließend können Sie mit der Tilgung beginnen.
Eine Laufzeit von 10 Jahren ist üblich. Somit halten sich die monatlichen Belastungen in einem überschaubaren Rahmen.
In der Pflegebranche gelten häufig Tarifverträge. Deshalb müssen Sie die entsprechenden Vergütungssätze genau kennen und einhalten. Die Personalkosten fallen dadurch oft höher aus als in anderen Branchen.
Gleichzeitig können Sie diese Kosten aber auch besser kalkulieren. Tarife bieten Planungssicherheit.
Der Fachkräftemangel in der Pflege ist enorm. Dies bedeutet jedoch auch: Die Nachfrage nach Ihren Leistungen ist hoch. Nutzen Sie diese Marktlage zu Ihrem Vorteil.
Investieren Sie deshalb in ein gutes Recruiting. Kooperationen mit Vermittlern aus dem Ausland können dabei Gold wert sein.
Für die Arbeitnehmerüberlassung benötigen Sie eine Erlaubnis der Bundesagentur für Arbeit. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Voraussetzungen erfüllen. Andernfalls drohen empfindliche Strafen.
Zudem müssen Sie Mitglied im Arbeitgeberverband sein. Dadurch erhalten Sie Zugang zu den relevanten Tarifverträgen.
Erstellen Sie Ihren Finanzplan nicht manuell in Excel. Stattdessen sollten Sie professionelle Software nutzen. Tools wie DATEV oder Lexware bieten spezialisierte Module für Zeitarbeitsfirmen.
Dadurch sparen Sie Zeit und vermeiden Fehler. Außerdem können Sie Ihre Planungen leichter aktualisieren.
Holen Sie sich professionelle Unterstützung. Ein erfahrener Steuerberater kennt die Besonderheiten der Branche. Er hilft Ihnen, realistische Annahmen zu treffen und Steuern zu optimieren.
Ebenso lohnt sich die Zusammenarbeit mit einem spezialisierten Unternehmensberater. Dieser kann Ihren Businessplan kritisch prüfen und wertvolle Hinweise geben.
Ihr Finanzplan ist kein statisches Dokument. Überprüfen Sie ihn vielmehr quartalsweise und passen Sie ihn an. Weichen die tatsächlichen Zahlen stark von der Planung ab, müssen Sie gegensteuern.
Je früher Sie Abweichungen erkennen, desto besser können Sie reagieren.
Viele Gründer überschätzen ihre Umsätze und unterschätzen ihre Kosten. Vermeiden Sie diesen Fehler unbedingt. Seien Sie lieber etwas vorsichtiger in Ihren Annahmen.
Falls es dann besser läuft als geplant, freuen Sie sich über positive Überraschungen.
Ein profitables Unternehmen kann trotzdem pleite gehen – nämlich dann, wenn die Liquidität fehlt. Achten Sie daher stets auf ausreichende Zahlungsmittel.
Erstellen Sie wöchentliche Liquiditätsübersichten. Nur so behalten Sie den Überblick.
Wachstum kostet Geld. Jede neue Leihkraft bindet zunächst Kapital. Wachsen Sie deshalb kontrolliert und nicht zu schnell.
Überprüfen Sie vor jeder größeren Expansion Ihre Finanzplanung. Können Sie das Wachstum wirklich finanzieren?