Wen sollte ich zuerst einstellen? So baust du dein erstes Team auf

Wer fragt „Wen stelle ich zuerst ein?", sucht selten eine Stellenbezeichnung. Er sucht eine Entscheidungsgrundlage: Welche Aufgabe darf ich als Erste abgeben, ohne dass mein Geschäft ins Wanken gerät – und ab wann trägt der Umsatz dieses Gehalt? Genau darum geht es hier: um Engpässe, echte Personalkosten und die Reihenfolge, die sich in der Beratungspraxis bewährt hat.

Was du eigentlich wissen willst, wenn du diese Frage stellst

Hinter der Frage stecken fast immer drei andere: Erstens – kann ich mir das überhaupt leisten, wenn der Umsatz schwankt? Zweitens – welche Aufgabe gebe ich ab, ohne Qualität oder Kundenbeziehung zu verlieren? Drittens – muss es wirklich eine Festanstellung sein, oder gibt es eine Zwischenstufe?

Die häufigste Fehlentscheidung in der Beratungspraxis: Gründer:innen stellen eine Person ein, die ihnen ähnlich ist. Ein zweiter Vertriebler, weil Vertrieb Spaß macht. Eine zweite Entwicklerin, weil man dieselbe Sprache spricht. Das Ergebnis ist ein Team, das gemeinsam gut ist in dem, was ohnehin schon funktioniert – und weiterhin schwach in dem, was das Wachstum bremst. Die erste Einstellung ist keine Verstärkung deiner Stärke, sondern die Schließung deiner größten Lücke.

Wann die erste Einstellung wirklich dran ist

Es gibt einen Moment, an dem Einstellen betriebswirtschaftlich zwingend wird – und er ist messbar. Drei Signale, die in der Praxis zuverlässig zusammenfallen:

1. Du lehnst bezahlte Aufträge ab. Nicht, weil sie unpassend sind, sondern weil die Kapazität fehlt. Wer über mehrere Monate Umsatz verschenkt, zahlt bereits einen höheren Preis als ein Gehalt.
2. Deine teuerste Stunde geht für die billigste Aufgabe drauf. Rechne deinen effektiven Stundensatz aus: Jahresgewinn geteilt durch tatsächlich gearbeitete Stunden. Wenn du für 90 € die Stunde Rechnungen sortierst, die jemand für 22 € genauso gut sortiert, ist das kein Fleiß, sondern eine Fehlallokation.
3. Der Engpass ist strukturell, nicht saisonal. Eine Auftragsspitze im Herbst rechtfertigt keine unbefristete Stelle. Ein Rückstand, der seit sechs Monaten wächst, schon.

Umgekehrt gilt: Wer einstellt, um endlich „richtiges Unternehmen" zu sein, oder weil ein Investor Wachstum sehen will, baut Fixkosten auf ein Geschäftsmodell, das sie noch nicht trägt. Personal ist die unflexibelste Kostenart, die du dir aufladen kannst – Kündigungsfristen, Probezeit und Einarbeitung bedeuten, dass eine Fehlbesetzung dich schnell ein halbes Jahresgehalt kostet.

Die Engpass-Regel: fünf Fragen, die dir die Rolle vorgeben

Bevor du eine Stellenanzeige formulierst, protokolliere zwei Wochen lang deine Arbeitszeit – ehrlich, in Blöcken von 30 Minuten. Danach beantworte diese fünf Fragen:

• Wofür geht die meiste Zeit drauf? Nicht gefühlt, sondern laut Protokoll. Die Antwort überrascht die meisten.
• Welche dieser Aufgaben bringt direkt Umsatz? Alles andere ist Kandidat für die Abgabe.
• Was bleibt regelmäßig liegen – und was kostet das? Nicht nachgefasste Angebote, verspätete Rechnungen und unbeantwortete Anfragen haben einen bezifferbaren Preis.
• Welche Aufgabe kann ich beschreiben, ohne dabei zu sein? Was du nicht in einer Anleitung erklären kannst, kannst du auch nicht delegieren – noch nicht.
• Was passiert, wenn ich zwei Wochen ausfalle? Der Bereich, der dann kollabiert, ist dein echtes Risiko.

In der Mehrheit der Fälle zeigt dieses Protokoll auf denselben Bereich: Administration, Angebotsnachverfolgung und operative Abwicklung fressen 30 bis 50 Prozent der Woche – Tätigkeiten, die selten die Qualifikation der Gründerin erfordern und sich vergleichsweise leicht übergeben lassen.

Was eine Stelle wirklich kostet – und warum das Bruttogehalt nur der Anfang ist

Die häufigste Fehlkalkulation im Finanzplan: Es steht das Bruttogehalt drin, sonst nichts. Realistisch ist der Faktor 1,7 bis 2,0 auf das Brutto im ersten Jahr. Ein Beispiel für eine Stelle mit 42.000 € Jahresbrutto:

• Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung — rund 20 Prozent, dazu Umlagen und Beiträge zur Berufsgenossenschaft: etwa 9.000 €.
• Arbeitsplatz und Ausstattung — Laptop, Software-Lizenzen, Telefon, ggf. Fläche: 2.000 bis 5.000 € im ersten Jahr.
• Recruiting — Anzeigen, Zeit für Gespräche, im Zweifel Personalvermittlung: von wenigen hundert Euro bis zu einem Monatsgehalt und mehr.
• Einarbeitung — der teuerste und am häufigsten übersehene Posten. In den ersten 3 bis 6 Monaten liefert die Stelle reduzierte Leistung, und bindet zusätzlich deine Zeit.
• Ausfallzeiten — gesetzlicher Mindesturlaub (20 Tage bei einer 5-Tage-Woche), Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall bis zu sechs Wochen.

Aus 42.000 € Brutto werden so schnell 70.000 bis 80.000 € Gesamtaufwand im ersten Jahr. Entscheidend ist aber nicht die Jahressumme, sondern die Liquidität: Das Gehalt fällt am Monatsende an, unabhängig davon, ob deine Kunden pünktlich zahlen. Eine belastbare Regel aus der Praxis: Bevor du unterschreibst, sollten mindestens sechs Monatsgehälter inklusive Nebenkosten aus vorhandener Liquidität gedeckt sein – ohne den Umsatz, den die neue Person erst erwirtschaften soll.

„Die erste Einstellung scheitert fast nie an der falschen Person. Sie scheitert daran, dass niemand vorher ausgerechnet hat, wie viele Monate das Unternehmen sie tragen kann."

— aus der Beratungspraxis von AVVIARSI

Die Vorstufen: Freelancer, Minijob, Werkstudent – und wo die Grenzen liegen

Vor der ersten unbefristeten Vollzeitstelle liegen fast immer flexiblere Modelle. Der eigentliche Vorteil ist nicht der niedrigere Preis, sondern der Lerneffekt: Du findest heraus, wie viele Stunden die Aufgabe wirklich braucht und wie sich Zusammenarbeit anfühlt, bevor du dich langfristig bindest.

• Freelancer:innen — ideal für abgegrenzte Fachleistungen wie Buchhaltung, Design, Entwicklung. Achtung bei Dauerbeschäftigung mit Weisungsbindung und ohne weitere Auftraggeber: Das kann als Scheinselbstständigkeit gewertet werden, mit Nachzahlung von Sozialversicherungsbeiträgen. Im Zweifel hilft das Statusfeststellungsverfahren der Deutschen Rentenversicherung.
• Minijob — geeignet für wiederkehrende, klar beschreibbare Aufgaben mit wenigen Stunden pro Woche. Die Verdienstgrenze ist an den Mindestlohn gekoppelt und wird regelmäßig angepasst, prüfe daher den aktuellen Wert. Anmeldung erfolgt bei der Minijob-Zentrale.
• Werkstudent:innen — bis zu 20 Wochenstunden während der Vorlesungszeit, häufig gutes Preis-Leistungs-Verhältnis für Marketing, Recherche und Support. Planbar begrenzt durch Prüfungen und Studienende.
• Befristung oder Teilzeit — die Sachgrundlose Befristung ist ein legitimer Zwischenschritt, wenn der Bedarf real, aber die Umsatzbasis noch dünn ist.

Die Grenze dieser Modelle ist erreicht, wenn du Verantwortung übergeben willst statt Aufgaben. Wer Kundenbeziehungen, Qualität oder Prozesse dauerhaft verantworten soll, braucht Bindung – und die bekommst du nur mit einer echten Anstellung.

Die ersten fünf Rollen: eine Reihenfolge, die sich bewährt hat

Diese Abfolge ist kein Gesetz, aber sie beschreibt das Muster hinter Gründungen, die stabil gewachsen sind – und sie unterscheidet sich je nachdem, ob du ein dienstleistendes oder produzierendes Geschäft führst:

1. Die operative Entlastung. Assistenz, Backoffice, Auftragsabwicklung – die Rolle, die dir die 30 bis 50 Prozent Verwaltungszeit zurückgibt. Wirkt unspektakulär, ist aber der schnellste messbare Hebel: Du gewinnst Zeit für genau die Tätigkeit, die Umsatz bringt.
2. Die zweite Leistungserbringung. Die Person, die deine Kernleistung ebenfalls erbringen kann – Handwerkerin, Entwickler, Beraterin. Damit hörst du auf, Aufträge abzulehnen. Wichtig: Erst einstellen, wenn deine Leistung dokumentiert und wiederholbar ist, sonst multiplizierst du Chaos statt Kapazität.
3. Vertrieb oder Marketing. Sinnvoll erst, wenn Kapazität vorhanden ist. Wer Nachfrage erzeugt, ohne liefern zu können, produziert enttäuschte Kunden. Ein häufiger Reihenfolgefehler.
4. Die Fachkraft für den Qualitätsengpass. Buchhaltung, Technik, Einkauf – der Bereich, in dem Fehler am teuersten sind und Fremdvergabe an ihre Grenzen stößt.
5. Die erste Führungsebene. Ab etwa acht bis zwölf Personen kannst du nicht mehr alle direkt führen. Wer diesen Schritt zu spät geht, wird selbst zum Engpass – der Fehler, an dem viele Gründungen zwischen Jahr drei und fünf hängen bleiben.

Für produzierende oder handwerkliche Betriebe verschiebt sich die Reihenfolge häufig: Dort steht die zweite Leistungserbringung an erster Stelle, weil Kapazität unmittelbar Umsatz bedeutet. Für digitale Geschäftsmodelle mit hoher Automatisierung sind es oft Support und Vertrieb.

Was du als Arbeitgeber vorher erledigen musst

Der Wechsel vom Soloselbstständigen zum Arbeitgeber bringt formale Pflichten mit sich. Wer sie erst nach der Zusage klärt, gerät bei der ersten Lohnabrechnung unter Druck.

Dein Fahrplan: von der Frage zur belastbaren Entscheidung

Die Entscheidung „Wen stelle ich zuerst ein?" wird nicht im Bauch getroffen, sondern im Finanzplan. Trage die Stelle mit vollen Arbeitgeberkosten ein, verschiebe den erwarteten Zusatzumsatz um drei bis sechs Monate nach hinten – und schau dir an, wo deine Liquidität in diesen Monaten steht. Wenn der Kontostand auch im ungünstigen Szenario nicht kippt, ist die Einstellung tragfähig. Wenn nicht, kennst du jetzt die Alternative: erst die Vorstufe, dann die Festanstellung.

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Hinweis: Dieser Artikel gibt Erfahrungswissen aus der Gründungsberatung wieder und ersetzt keine individuelle Rechts-, Steuer- oder arbeitsrechtliche Beratung. Beitragssätze, Mindestlohn und Verdienstgrenzen ändern sich regelmäßig – prüfe die aktuellen Werte und kläre deinen konkreten Fall mit Steuerberatung, Krankenkasse oder einer fachkundigen Stelle.